قواعد في الإتيكيت عليك مراعاتها خلال الاجتماع الافتراضي

أجبر وباء كورونا الذي اجتاح العالم خلال العامين الماضيين الكثيرين على العمل من المنزل، فانتشر ما يُعرف بــالاجتماعات الافتراضية التي أصبحت تشغل جزءًا مهمًّا من نمط العمل عن بعد، وذلك للتواصل بين الجميع، سواء العملاء أو الزملاء.. نقرة واحدة ستشعرك كما لو كنت في غرفة الاجتماعات بالعمل، من دون الحاجة إلى مغادرة منزلك، من دون أن يعني ذلك تجاوز قواعد الإتيكيت التي تنطبق على الاجتماعات الافتراضيّة. في الآتي، تطلع خبيرة الإتيكيت بسمة الفار قارئات "سيدتي. نت" على 6 قواعد لمراعاتها أثناء حضور الاجتماعات الافتراضية، علمًا أن النقطة الأساسية التي يجب على كلّ موظّفة تذكرها أنّه لا ينبغي عليها تجاهل سلوكها، لمجرد أنّها ليست حاضرة فعليًّا.

• الدقّة في المواعيد: لا يمكن دخول الاجتماع في وقت متأخّر، بالمقابل عيك ترك وقتًا معقولًا لاستدراك الأخطاء الفنّية، من دون أن تتسجّلي لدخول الاجتماع الافتراضي قبل 30 ثانية من موعد انعقاده. وإذا كنت المتحدثة في الاجتماع الافتراضي، وحدث أن دخل أحد إليه متأخرًا، فلا داعي لإيقاف الاجتماع للرجوع إلى ما قمت بشرحه. يمكنك عقد جلسة لاحقًا لإطلاع الآخرين على ما فاتهم.

• الجدول الزمني: عليك الانتباه إلى الوقت؛ استهلّي مداخلتك في الموعد المحدّد لها، وكذا توقفي عند انتهاء الموعد المخصّص لها. علمًا أنّه يساعد وجود جدول أعمال مُسبّق للاجتماع الافتراضي، في إبقاء الأمور في نصابها.

• لغة الجسد: يعدّ الاتصال غير اللفظي جزءًا مهمًّا من إتيكيت الاجتماع الافتراضي، ويعطي المشاركين الآخرين رؤى حول حالتكِ المزاجيّة وأفكارك وعواطفك. لذا، يُستحسن أن لا تستندي إلى المكتب، مع محاولة عدم التحرّك كثيرًا. أضف إلى ذلك، يجب النظر إلى الكاميرا عندما تتحدّثين، والابتسام.

• مصادر الضجيج: لتقليل عوامل التشتّت والضجيج المحتملة أثناء الاجتماع الافتراضي، عليكِ التأكّد من أن مكانك هادئ تمامًا، وأن أحدًا من الجيران أو أفراد الأسرة في المنزل لن يزعجوك. أغلقي هاتفك وتجنّبي فرز الأوراق أو تناول الطعام، مع إبقاء الميكروفون فى وضع كاتم الصوت عندما لا تتحدثين، وذلك لتقليل الضوضاء.

• كوني جاهزة للشاشة: لا يعني العمل من المنزل أنه عليكِ إهمال مظهرك؛ يجدر بك التفكير جيّدًا في الانطباع الذي تريدين تركه في صفوف الآخرين في الاجتماع، وتجنّب تمامًا الخروج من سرير النوم وتشغيل الكمبيوتر لحضور الاجتماع! تشتمل القواعد الأساسيّة لإتيكيت الاجتماع الافتراضي، على اختيار ملابسكِ، كما لو كنت في اجتماع حضوري؛ لذا ارتدي ملابسًا مناسبة للعمل، وسرّحي شعرك، وتأكدي أن الخلفية جيدة للظهور في الاجتماع. إلى ذلك، ضعي الكاميرا عند مستوى العينين وتحقّقي من الإضاءة وتأكدي أنها لا تحجب وجهك.

• لا لتعدّد المهام: قد يكون من المغري قراءة رسائل البريد الإلكتروني وإرسالها أو التحقّق من وسائل التواصل الاجتماعي الخاصّة بك، أثناء حديث الزملاء، ولكن على النقيض من ذلك، عليكِ التركيز بشكل كامل خلال الاجتماع، لإظهار الاحترام للآخرين.

قد يهمك أيضاً :

أسلوب الكلام الراقي حسب قواعد الإتيكيت

إتيكيت تعامل المرأة مع الرجل